①残業理由を明確にさせる
「何のために残業をするのか」を確認します。許可はしても、「なぜその業務が残ってしまったのか」を確認します。例えば看護職の場合、どこの病院でも残業理由の上位にランクされる看護記録について、なぜ看護記録が残務として残ってしまったのかを時間外申請書に記入させることで、改善につなげます。

②残業の緊急性・必要性を判断する
「今日やらなければならない業務か」「あなたがやらなければならない業務か」を確認します。補助者や次の勤務の交代者で対応できることは任せます。

③時間の目安を指示する
「その業務は１時間で終えるように」と時間の目安を示します。

④やるべき業務をちゃんと終えているかを確認する
　本来やるべき業務を終えていない、忘れている場合があるので、念のため漏れをチェックします。

⑤職員の健康状態を考慮して残業を命じる
　厳しい勤務が続いていないか、お昼の休憩はきちんととれたかなど、体調に問題はないかを確認しましょう。

　残業許可制をきちんと運用しようとすると、所属長に大きな負担がかかることにもなります。しかし、こうした職場のルールをきちんと決めて運用すれば無駄な残業は必ず削減できます。

★無駄な残業をさせない「終礼」のススメ
　ある大学病院では、毎日、日勤終了間際に「終礼」を実施します。できるだけ病棟の勤務者全員がナースセンターに集合し、残務の確認などを行い、残務をサポートしたり、残業する職員を選定します。いったん全員が集まることで業務終了を意識付け、無駄な残業の削減に効果を上げています。